Plánujete štúdium v zahraničí, žiadate o prijatie na univerzitu, štipendium, alebo komunikujete s rôznymi inštitúciami? Pre mnohých z vás bude práve písomná komunikácia prvým krokom k úspešnému prijatiu na vysnívanú školu, preto je kľúčové ovládať základy formálneho písania. Formálna komunikácia ukazuje, že rešpektujete druhú stranu a že máte seriózny prístup k danej téme.
Formálna vs. neformálna komunikácia
V bežnej komunikácii, najmä s priateľmi a rodinou, sa často používajú neformálne výrazy, ako skratky (e.g. "can't" namiesto "cannot"), emotikony, alebo osobné oslovenia typu "Hi" alebo "Hey". Formálna komunikácia je však úplne iná. V obchodnej komunikácii je potrebné použiť formálnejší jazyk. Pri písaní sa snažte byť struční. Čím lepšie dokážete prezentovať svoje myšlienky písomne, tým profesionálnejší dojem zanecháte. Dodržiavanie základných pravidiel, zdvorilý tón a prehľadná štruktúra vám pomôžu dosiahnuť úspech pri komunikácii so zahraničnými inštitúciami.
Štruktúra formálneho listu v angličtine
Formálny list v angličtine má presne definovanú štruktúru, ktorá by mala byť vždy dodržaná, aby list pôsobil profesionálne a prehľadne.
Základné prvky formálneho listu:
- Vaše údaje a dátum: V ľavom hornom rohu uveďte svoje meno, adresu a dátum.
- Údaje príjemcu: Nasleduje meno a adresa príjemcu. Dbajte na to, aby boli tieto údaje presné a prehľadné.
- Predmet: Predmet by mal byť stručný, ale jasný.
- Oslovenie: Pri pozdrave si dávajte pozor na správne oslovenie. Ak poznáte meno osoby, oslovte ju s rešpektom (Dear Mr. Smith alebo Dear Ms. Johnson). Poznámka: Použitie Ms. je neutrálny a zdvorilý spôsob, ako osloviť ženu, ak si nie ste istí, či je vydatá alebo nie. Na rozdiel od toho, Mrs. naznačuje manželský stav. Ak je to možné, vyhnite sa osloveniam indikujúcim pohlavie, nakoľko môže dôjsť k nedorozumeniam, hlavne keď komunikujeme s ľuďmi z rôznych krajín.
- Úvodný odstavec: Úvodná veta by mala jasne a stručne vystihnúť dôvod, prečo píšete.
- Hlavný obsah: V hlavnom obsahu sa venujte jadru vášho listu. Ak žiadate o prijatie na univerzitu, vysvetlite svoje kvalifikácie, záujmy a dôvody, prečo ste si vybrali práve túto školu.
- Záverečný odstavec: Zdvorilo ukončite list s očakávaním budúcej komunikácie. Frázy ako Thank you for considering my application. I look forward to hearing from you. sú vhodné.
- Záverečný pozdrav a podpis: Na konci listu vždy použite frázu ako Yours sincerely (ak poznáte meno osoby) alebo Yours faithfully (ak meno nepoznáte) a pripojte svoj podpis.
Predstavovanie sa a pripomínanie
Z času na čas je potrebné sa predstaviť, čo môžeme urobiť viacerými spôsobmi:
- Just a couple of lines to introduce myself.
- Nový is away until Friday, and I am covering his work. (Pán Nový je do piatku mimo a ja ho zastupujem.)
Pri predstavovaní nezriedka používame predložky na vysvetlenie, kto sme a čo robíme:
- for a company - I work for Kia. (Pracujem pre Kiu.)
- in a town - I work in Žilina. (Pracujem v Žiline.)
- under a person - I work under Mr. Nový. (Pracujem pod p. Novým.)
- in a department - I work in the marketing department.
Situácia si môže vyžadovať, aby ste sa danej osobe pripomenuli, hlavne ak už uplynul istý čas odvtedy, ako ste sa stretli:
- My name is Robert Hart and you may remember that we met at a conference in Prague. (možno si pamätáte)
- My name is Robert Hart.
SEBAÚVOD | Ako sa predstaviť v angličtine | Povedzte mi o sebe – odpoveď na pohovor
Časové vyjadrenia a predložky
Pri časových vyjadreniach používame tieto predložky:
- within - je to obdoba slovenského "do" v zmysle „počas tohto obdobia“. Požadovanú úlohu je teda možné vykonať kedykoľvek v špecifikovanom časovom intervale, napr. do troch dní (v rámci troch dní) - within three days.
- by - označuje špecifický čas v budúcnosti, ktorý je posledným možným termínom, dokedy sa niečo musí urobiť. Rovnako môžeme túto predložku preložiť ako "do", ale, na rozdiel od within, tu sa nejedná o časový interval, ale o špecifický čas napr. We need it within the next two days. (Potrebujeme to do dvoch nasledujúcich dní.) My boss wants it by 4 tomorrow afternoon at the latest. (Môj šéf to chce najneskôr do štvrtej zajtra poobede.) I need it some time before the end of the week.
Zdvorilé požiadavky a pripomienky
Slováci sú vraj dosť priami. To, čo v komunikácii dvoch Slovákov znie úplne normálne, môžu cudzokrajinci vnímať ako niečo nezdvorilé a príliš direktívne. Preto je dôležité používať zdvorilé frázy:
- May I remind you that we are still awaiting the payment for … (Smiem vás upozorniť, že stále čakáme na platbu ohľadom …) Namiesto: We are still awaiting the payment for …
- Can you kindly check the document. (Mohli by ste, prosím, skontrolovať tento dokument.) Namiesto: Check that document.
- Could you please keep me informed… (Mohli by ste ma, prosím, priebežne informovať …) Namiesto: Keep us informed
- Would you like me to call you?
Ďalšie príklady použitia modálnych slovies pri komunikovaní požiadaviek:
- Would Monday morning suit you? (Hodil by sa vám pondelok ráno?)
- When would be a good time for you?
Ak potrebujete požiadať o pomoc alebo spätnú väzbu, môžete použiť:
- I realize that you are very busy but … (Uvedomujem si, že ste zaneprázdnený/á, no …)
- Sorry to bother you but … (Prepáčte, že vás obťažujem, ale …)
- I know that you have a mountain of work at the moment but … (Viem, že máte momentálne kopec práce, ale …)
- Any feedback you may have, would be very much appreciated. (Budem vďačný/á za akúkoľvek spätnú väzbu.)
- I cannot sort this out by myself … (Neviem si s tým dať rady sám …)
- Sorry to chase you but do you have any update regarding … ?
Ospravedlnenia a oznamy o nedostupnosti
Nie vždy sa podarí všetko postíhať tak, ako to od nás žiadajú. Vtedy sa môžu zísť tieto vyjadrenia:
- I’m sorry it has taken me so long to get back to you but … (Prepáčte, že mi trvalo tak dlho, kým som sa ozval/a, ale …)
- My sincere apologies… (Úprimne sa ospravedlňujem …)
- Thanks for the reminder. I haven’t forgotten, but … (Vďaka za upovedomenie. Nezabudol som, no…)
- If you could bear with us, we will solve it soon. (Ak vás môžem poprosiť o strpenie, vyriešime to čo najskôr.)
- I will give it top priority as of tomorrow morning. (Zajtra ráno sa tomu budem venovať ako prvej veci.)
- Sorry but I can’t make it that day. (Prepáčte, ale v ten deň mi to nevyhovuje.)
- I’m afraid I have another engagement on Tuesday. (Obávam sa, že v utorok už niečo mám.)
- Due to family problems I am sorry to inform you that I am no longer able to attend the meeting on Monday. (S poľutovaním musím oznámiť, že z rodinných dôvodov sa nebudem môcť zúčastniť na pondelkovej porade.)
- I am afraid I won’t be available either today or tomorrow. (Bohužiaľ, dnes ani zajtra nebudem k dispozícii.)
- Sorry about the confusion, what I actually meant was that… (Prepáčte za nedorozumenie, mal som na mysli, že …)
- Sorry for the delay in replying.
Správa o neprítomnosti v kancelárii:
- I am on leave from Tues 10 to Mon 16.
Záverečné pozdravy a výrazy očakávania
Najštandardnejším (a najbezpečnejším) slovným spojením je Best regards.
Vyjadrenia očakávania:
- I look forward to hearing from you (before the end of the week / soon). (Teším sa na vašu odpoveď (do konca tohto týždňa / skorú).)
- Looking forward to your reply. (Teším sa na vašu odpoveď.)
- I would appreciate your immediate attention to this matter. (Som vďačný, že venujete tejto záležitosti neodkladnú pozornosť.)
- Appreciate your early reply. (Ďakujem za skorú odpoveď.)
- Thanks for your assistance! (Ďakujem za vašu pomoc!)
- Thanks for your help in this matter. (Ďakujem vám za pomoc v tejto veci.)
- Thank you very much in advance. (Dopredu vám veľmi pekne ďakujem.)
- Best wishes for the holidays and the new year. (Pekné sviatky a všetko najlepšie v novom roku.)
- Have a great/nice weekend!
Ponuka pomoci a alternatívne vyjadrenia
V bežnej reči používame vetu podobnú tejto: If you have any problems, do not hesitate to contact me. (Ak budete mať problémy neváhajte ma kontaktovať.)
Pre dosiahnutie vyššej úrovne formality resp. diplomatickosti sa v obchodnej angličtine používa trochu obmenená fráza Should you have…
- Should you experience any problems, please do not hesitate to contact me. (V prípade akýchkoľvek problémov ma neváhajte kontaktovať.)
- Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. (Ak budete potrebovať dodatočné informácie, neváhajte ma kontaktovať.)
V tomto smere je možné použiť aj iné alternatívne vyjadrenia:
- If I can be of assistance, please do not hesitate to contact me. (Ak vám môžem pomôcť, neváhajte ma kontaktovať.)
- If you require any further information, feel free to contact me. (Ak budete vyžadovať dodatočné informácie, pokojne ma kontaktujte.)
- ….alebo ležérnejšie: Drop me a line if I can do anything else for you.
Prílohy k emailu v angličtine
Tip: Nezabudnite zahrnúť všetky prílohy (napr. katalóg, vzorkovník).
Niekedy sa stane, že váš klient zabudne uhradiť platbu a potrebujete ho na to upozorniť.
Slovíčka, ktoré majú takmer totožný význam, sú medzi sebou veľmi ľahko zameniteľné, takže je ich použitie v praxi niekedy plné problémov a zmätku. Predstavte si, že posielate zákazníkovi na dobierku tovar, plus ako bonus mu do krabice pribalíte ešte katalóg a vzorkovník, je to niečo extra. V tomto kontexte by to vyzeralo asi takto: Please find enclosed our new catalogue and color chips.
Pokiaľ ide o prílohu jídla, je to buď “side order” alebo “side dish”.
tags: #priloha #mailu #po #anglicky