Plánovanie podujatia môže byť náročné, ale s dobrým plánom a pozornosťou k detailom môžete zabezpečiť jeho úspech. Rozhodli ste sa zorganizovať nejaký event? Prečítajte si naše užitočné tipy, ako to zvládnuť.
Základné kroky pri plánovaní akcie
1. Definujte cieľ akcie
Budete prekvapení, koľko ľudí si myslí, že zorganizovať event je skvelá myšlienka, ale keď sa spýtate na cieľ podujatia, nedokážu ho jasne sformulovať. Uistite sa, že existuje jasná misia a obchodný dôvod usporiadať udalosť - otvorenie nového zariadenia, fundraisingová udalosť s jasným finančným cieľom, uvedenie nového produktu na trh, vzdelávacia konferencia. Každá udalosť by mala mať jasne definovaný cieľ.
2. Stanovte si rozpočet
Základným krokom každého plánovania je stanovenie rozpočtu. Ak vopred vyčleníte sumu, ktorú chcete do akcie investovať, organizácia bude pre vás jednoduchšia. Vaša voľba miesta konania bude pravdepodobne jednou z najväčších výdavkových položiek.
3. Výber dátumu a miesta konania
Vybrať vhodný dátum pri organizácii eventu musíte často zladiť stovky až tisícky ľudí. Ak sa rozhodnete začať s usporiadaním vášho podujatia v dostatočnom predstihu, budete si môcť vybrať lepšie neobsadené dátumy. Ak má vaša spoločnosť vlastné priestory - skvelé - ak nie, musíte si vybrať nejaké externé. Je dôležité, aby ste vybrali miesto akcie, ktoré bude korešpondovať s vopred pripraveným programom.
4. Identifikácia cieľovej skupiny
Koho pozývate? V závislosti od typu udalosti, ktorú organizujete, by ste mali starostlivo zvážiť, kto by mal byť pozvaný na vašu udalosť. Je to niečo, kde by mala byť široká verejnosť? Je to niečo, čo je vhodné len pre vybraných členov vašej cieľovej skupiny, napríklad obchodných zákazníkov alebo partnerov? Definovanie cieľovej skupiny pre vašu udalosť je jedným z kľúčov k dobrej účasti.
16 tipov na propagáciu podujatí za 2 minúty!
5. Príprava pozvánok
Pozvánka veľa napovie dopredu. Ak chceme zaručenú účasť, oplatí sa venovať jej trochu pozornosti. O tom ako svojim hosťom oznámime, že sa akcia koná, záleží samozrejme na jej štýle. Inak oslovujeme svojich priateľov a inak sa obraciame na svojich obchodných partnerov. Už samotný vzhľad pozvánky by nám mal napovedať v akom duchu bude akcia prebiehať. Ak pripravujeme akciu neformálnu, netypickú, tým viac môžeme dať priestor kreativite a anomálii. Akcie slávnostné by mali mať pozvánky elegantné, vkusné až strohé. Ich design môže štýlovo ladiť s typom akcie.
Typy pozvánok a ich rozosielanie
- Elektronické pozvánky: V závislosti na type udalosti by ste mali zvážiť či pošlete pozvánky formou newslettera.
- RSVP pozvánky: Ak budete potrebovať aj spätnú väzbu od účastníkov, je vhodné poslať RSVP pozvánky. Táto spätná reakcia je pre každého organizátora veľmi dôležitá.
- Pozývacie listy pre VIP hostí: Pre VIP hostí sa často používajú aj tzv. „pozývacie listy“, kde sú hostia upozornení, že im príde pozvánka na určitú akciu s zdvorilou žiadosťou o rezerváciu, v ich určite zaplnenom kalendári. Tieto listy sa väčšinou posielajú jeden až dva mesiace pred akciou.
- Bežné pozvánky: U bežnej pozvánky je typická doba pre jej rozosielanie 2 až 3 týždne vopred.
Dôležité informácie na pozvánke
Ako prvé sa samozrejme uvádza prečo hosťa pozývame. Predídete tým nejasnostiam, kedy hosť nevie, čo ho presne čaká a ako sa vhodne k danej príležitosti obliecť. Bude vedieť, že pozvanie na banket či raut nie je vhodné absolvovať po večeri o troch chodoch. Zároveň mu bude jasné, že od pozvanie na koktail nemôže očakávať pohostenie pod ktorým sa prehýbajú stoly, ale väčšinou len drobné chuťovky do ruky, sekt, víno a nealkoholické nápoje. Každý hosť očakáva, že bude vedieť, kto ho na akciu pozýva. Bez uvedenia týchto troch faktických informácií, by Vám asi nikto na akciu neprišiel. Ak dostaneme pozvanie na meno, väčšinou to znamená, že je pozvánka neprenosná a určená priamo pre Vašu osobu. Ak organizujeme akcie a dôsledne trváme na tom, aby na akciu prišli iba tí hostia, ktorým sme pozvánku doručili a nie ich rodinní príslušníci alebo iný záskok - napíšeme „pozvánka je neprenosná“.
Program a pohostenie na akcii
1. Ako zabaviť účastníkov
Máte pozvaných hostí, zabezpečené jedlo, orientačné tabule, účel udalosti - ale čo teraz? Ako zabavíte ľudí na vašej akcii? V závislosti od cieľa vašej akcie máte veľa možností. Program by mal byť v prvom rade zábavný a pestrý. Nie každou aktivitou sa trafíte do noty každému zamestnancovi. A to je v poriadku. Dajte im priestor zúčastniť sa na aktivite, ktorá ich bude baviť, a preto dbajte pozornosť na rôznorodosť.
Príklady úspešných programov firemných akcií:
- Google: Deň venovaný uznaniu zamestnancov s food truckmi, hrami, živou hudbou a prejavom CEO.
- Salesforce: Každoročný vianočný večierok „Jingle Mingle“ s tematickou výzdobou, živou hudbou a aktivitami ako korčuľovanie.
- Zappos: Zábavné tímové aktivity ako tematické večierky, talentové show a hľadanie pokladu.
- Unilever: Integrácia spoločenskej zodpovednosti prostredníctvom dobrovoľníckych dní.
- Whole Foods: Týždeň uznania tímu s dodatočnými zľavami, darčekmi a aktivitami ako joga či kulinárske workshopy.
2. Pohostenie a jedlo
Pohostenie predstavuje pri organizácii podujatia samostatnú kategóriu. Budete podávať jedlo? Koľko? Aký druh? Teplé? Studené? Odpovede na tieto otázky sú často zodpovedané tromi faktormi - počtom ľudí, ktorých pozývate, rozpočtom a typom akcie. Odporúčame sa o výbere kuchyne poradiť so svojimi kolegami a urobiť kompromis, ktorý ulahodí každému. Rovnako svojich zamestnancov potešíte, ak budete brať ohľad na ich alergie či intolerancie, a pripravíte pre nich alternatívu navyše. Vždy však dbajte na maximálnu čerstvosť a kvalitu potravín.
Rýchle občerstvenie pre nečakané návštevy
Základom prípravy pohostenia nečakaných návštev je mať doma v zásobe aspoň nejaké suroviny, z ktorých môžete niečo rýchlo ukuchtiť. Jednou z vďačných ingrediencií je chladené lístkové cesto.
Nápady na rýchle občerstvenie:
- Slané paradajkové koláčiky: Cesto si rozložte a pokrájajte na rovnaké štvorce. Tie potrite mliekom a do stredu poukladajte hrubšie plátky paradajok. Koláčiky zapečte v rúre a ešte teplé ich potrite zmesou olivového oleja, pretlačeného cesnaku, soli, korenia a rôznych byliniek.
- Koláčiky z fety, olív a paradajok: Chladené lístkové cesto môžete využiť na rôzne spôsoby.
- Misky s údeninami a syrmi + rýchly dezert: Miska s údeninami a syrmi a jeden rýchly dezert. Takže, najprv dajte na dno šálky kopček vanilkovej zmrzliny, ktorá v tomto dezerte najlepšie vynikne. Potom rozmrvte suché koláčiky ako nezdobené medovníky, vanilkové rožky alebo džemom nenatreté linecké pečivo, ktorým posypte zmrzlinu.
- Mäsové rezance s marinádou: Pokiaľ máte v chladničke čerstvé mäso, máte šťastie, pretože môžete pripraviť aj teplé jedlo. Aby sa vám mäso rýchlo pripravilo, nakrájajte ho na tenké rezance, ktoré aspoň na päť minút naložte do marinády z oleja, soli, korenia a citrónovej šťavy. To potom vhoďte na rozohriaty olej a opražte.
- Tortilly: Tie jednoducho naplňte hocičím, čo nájdete v chladničke. Takto môžete ukázať svoju kreativitu, prepojiť rôzne zaujímavé chute a môžete ich urobiť na studeno, aj na teplo.
- Nátierkové variácie: Výhodou tohto pohostenia je, že vám stačí vyrobiť jeden neutrálny základ z masla a taveného syru. Pripravte zmes vhodnej konzistencie, ktorú rozdeľte na niekoľko častí. Jednu nátierku urobte so šunkou, druhú s olivami, do ďalšej dajte cesnak alebo bylinky.
- Šalát k hlavnému jedlu: Keď aj robíte tradičnú misu, pripravte k nej vždy aj jednoduchý šalát. Nakrájanie zeleniny alebo zmiešanie iných obľúbených ingrediencií vám nezaberie veľa času.
- Malé quiche: Tieto rýchle občerstvenie na oslavu môžete pripraviť aj deň vopred a podávať ho chladené.
- Pizza žemle na grile: Sú zaujímavou obmenou klasickej bagety podávanej na grilovačke. Príprava tvarohovo-olejového cesta nezaberie veľa času a keďže tieto plnené mini žemle sa pečú priamo na grile.
- Pizza slimáky: Príprava týchto slimákov z hotového lístkového cesta plneného pestom je nesmierne rýchla a ich lahodná chuť vás očarí.
- Vegánske jednohubky s lososovou paštétou z lístkového cesta.
- Taštičky samosa: Plnia sa zemiakmi, zázvorom a koriandrom. K nim sa skvele hodí rýchly dip z jogurtu, mäty a koriandra.
- Chrumkavé fritované jarné závitky: Vhodné podávať so sójovou omáčkou alebo sladko-pikantným dipom.
- Karfiolové guľôčky: Ideálna surovina na prípravu vegánskych párty snacks, ktoré sú vhodné aj pre nízkosacharidovú diétu.
- Syrové tortilly (Quesadilly): Sú najlepšie teplé alebo vlažné. Hlavnou zložkou týchto syrových tortíl je totiž lahodný čedar.
Personálne zabezpečenie a dokumentácia
1. Personálne obsadenie
Každá udalosť musí byť riadne personálne obsadená, takže je nevyhnutné, aby ste mali svojich zamestnancov na palube. Urobte si plán, ktorý bude vyhovovať aj vašim zamestnancom.
2. Darčeky pre účastníkov
Dajte vedieť účastníkom, že si vážite to, že prišli na vašu akciu a po skončení akcie im darujete darček. V závislosti od typu a cieľa vašej akcie, prípadne vašej spoločnosti môžete darovať návštevníkom váš produkt, alebo hľadať sponzorov, ktorí vedia poskytnúť darčeky, takže nemusíte míňať ďalšie finančné prostriedky na reklamné predmety.
3. Dokumentácia akcie
Foťte, točte videá a zdieľajte ich na svojom webe a na sociálnych sieťach - je to skvelý spôsob, ako ukázať interakciu a inú stranu vašej spoločnosti. Nemusí to však znamenať najímanie profesionálneho fotografa. Ak to váš rozpočet umožňuje, skvelé. Ak nie, porozprávajte sa so svojimi zamestnancami a zistite, či má niekto rád fotografovanie ako hobby. Nezabúdajte však na GDPR a fakt, že návštevníci musia súhlasiť so zverejením fotografii, na ktorých sa nachádzajú. Elegantne je možné to vyriešiť rozdaním nálepiek a každý účastník, ktorý nesúhlasí so zverejnením foto, na ktorej je, si nálepku nalepí na viditeľné miesto, napr. Ďalším skvelým spôsobom, ako dokumentovať úspech udalosti, je aj zverejnenie referencií od účastníkov.
4. Spätná väzba po akcii
Po skončení podujatia si vždy prejdite so svojím tímom celú udalosť a snažte sa získať čo najviac spätnej väzby. Získajte spätnú väzbu. Každá firemná akcia, či už ide o neformálny večierok alebo strategický teambuilding, je investíciou do ľudí. A práve ľudia tvoria firmu. Ak si na organizácii dáte záležať, zamestnanci to ocenia vyššou lojalitou, lepšou komunikáciou aj väčším výkonom.
tags: #ako #si #pripravit #postrehy #z #nejakej