Žijeme v rýchlom svete, kde je prioritou takmer všetko. Úlohy, ktoré nám dnes pristáli na stole, mali byť hotové už včera. V takomto pracovnom kolotoči je veľmi jednoduché stratiť pozornosť a cítiť sa zavalení. Práve s týmto by vám mohol pomôcť Eisenhowerov princíp, ktorý nám pomáha rozlišovať úlohy, ktoré majú skutočnú hodnotu, od tých, ktoré nás iba zahlcujú svojou naliehavosťou.
Eisenhowerov princíp je manažérsky koncept, ktorý sa týka efektívneho riadenia úloh a času. Je pomenovaný po 34. americkom prezidentovi Dwightovi D. Eisenhowerovi, ktorý bol známy svojím schopným riadením a organizáciou. Bol to veľmi schopný a aktívny pán, ktorý dokázal svoju produktivitu udržať celé desaťročia.
Pojem time management už mnohí z vás určite poznajú, avšak Eisenhowerov princíp predstavuje maticu so 4 kvadrantmi, ktoré nám pomáhajú správne si naplánovať čas a rozhodovať sa aj v tom najväčšom strese. Ak si ho správne osvojíte, pomôže vám zvládnuť toto tak trochu chaotické obdobie. V neposlednom rade tiež zistíte, že dokážete byť oveľa produktívnejší, ako ste si mysleli.
Historické okienko: Od vylodenia v Normandii až na váš pracovný stôl
V polovici 20. storočia bol Dwight D. Eisenhower prezidentom Spojených štátov amerických a pár rokov predtým, počas druhej svetovej vojny, bol tiež jedným z vysokopostavených vojenských veliteľov, ktorí pripravovali a viedli spojenecké vojská počas misií v Európe a vojenských invázií na severe Afriky, v Nemecku a vo Francúzsku.
Najväčšieho uznania sa mu dostalo za jeho zásluhy pri príprave a organizácii vylodenia spojencov v Normandii počas druhej svetovej vojny. Eisenhower bol v čele plánovania týchto operácií a zároveň pôsobil aj ako styčný bod medzi všetkými krajinami, ktoré sa misie zúčastnili. Dokopy ich bolo 13 a z hľadiska vnútornej organizácie išlo o veľkú výzvu. Ako z histórie vieme, operácia sa podarila a porazení nacisti museli okupované územie Francúzska opustiť. Bez ohľadu na to, aký politický, vojenský či spoločenský vplyv to zanechalo, toto víťazstvo posunulo Eisenhowera o míľový krok bližšie k bráne Bieleho domu.
Vtedajšie vojenské techniky zamerané na riadenie produktivity, ktoré Eisenhower ako veliteľ využíval, sa postupom času vykryštalizovali do „princípu rozhodovania”, dnes známeho ako Eisenhowerov princíp. Táto metóda vám umožňuje prijímať správne rozhodnutia podľa naliehavosti či dôležitosti úloh na vašom zozname.
Naliehavé alebo dôležité?
Podstatou Eisenhowerovho princípu je rozlišovanie úloh na základe ich dôležitosti a naliehavosti. Je však nutné pripomenúť, že dôležitosť nie je to isté ako urgentnosť. Schopnosť rozlišovať medzi tým, čo je naliehavé, a tým, čo je dôležité, je základná premisa Eisenhowerovho princípu.
Dôležité
Dôležité úlohy sú podľa Bretta McKaya úlohami, ktoré prispievajú k nášmu dlhodobému poslaniu, hodnotám a cieľom. Sú to činnosti, ktoré slúžia na dosiahnutie dlhodobých cieľov, osobný rast, či upevnenie vzťahov. V tejto kategórii sú aj úlohy súvisiace s vaším osobným a profesionálnym rastom, ale aj čítanie kníh o efektívnom manažovaní projektov či produktivite.
Paradoxne, dôležitosť úlohy (no nie jej naliehavosť) sa meria aj podľa toho, či sme schopní delegovať ju na niekoho iného. Sme naozaj tí jediní, kto môže danú úlohu vyriešiť?
Naliehavé
Naliehavé úlohy sú také, ktoré vyžadujú okamžitú pozornosť. Teda tie, ktoré v žiadnom prípade nemôžeme nechať v standby mode a vyčkávať na vhodnejší okamih, keď sa im budeme môcť venovať. Nevykonanie týchto úloh by mohlo mať negatívny vplyv na našu prácu.
Častokrát máme pocit, že naliehavé úlohy sú dôležité, pretože si vyžadujú našu okamžitú pozornosť. Je však potrebné položiť si otázku: Slúži táto úloha na dosiahnutie mojich cieľov alebo cieľov niekoho iného? Plnením týchto úloh väčšinou pomáhame iným, čo nie je zlé, ale je potrebné nájsť rovnováhu medzi naliehavými a dôležitými úlohami. Netreba sa báť tieto úlohy delegovať.
„To, čo je dôležité, je málokedy urgentné. A to, čo je urgentné, je málokedy dôležité.“
Eisenhower tvrdil, že dôležité úlohy sú málokedy naliehavé a naliehavé úlohy sú málokedy dôležité. Avšak stane sa, že si dôležité úlohy necháme na poslednú chvíľu, až nás začne tlačiť deadline. Správnym plánovaním tomu vieme predísť.
Eisenhowerova matica: Ako riadiť svoje úlohy pomocou EISENHOWERA
Štyri kvadranty Eisenhowerovho princípu
Eisenhowerov princíp, známy tiež pod názvom „Eisenhowerova matica”, rozdeľuje všetky nevyriešené úlohy a prácu do štyroch základných kategórií na základe naliehavosti a dôležitosti. Aby ste sa z toho nezbláznili, rozlišujte, čo je naliehavé a čo dôležité.
Na základe týchto dvoch otázok - "aká dôležitá je pre mňa daná činnosť s ohľadom na následky, ciele a súvislosti?" a "ako rýchlo musí byť úloha vyriešená?" - roztriedite činnosti do štyroch kvadrantov.
1. Dôležité a naliehavé: UROBIŤ
Tieto úlohy majú vysokú prioritu a vyžadujú okamžitú pozornosť. Sú to úlohy, ktoré treba riešiť ihneď, nedajú sa preložiť na iný termín ani delegovať na niekoho iného. Skvelým príkladom je urgentná medicína. Ak sú záchranári privolaní k vážnej autonehode, svoju plnú pozornosť venujú tej časti ľudského tela, ktorá si to najviac vyžaduje. Ak poranený nedýcha, okamžite začnú s jeho oživovaním. Napriek tomu, že vidia zlomenú ruku aj nohu, v danom momente sa tým nezaoberajú. Sem patrí aj plačúce dieťa pri úraze alebo napísať správu, ktorej deadline sa neodvratne blíži.
- Tip: Začnite dôležité a naliehavé činnosti riešiť okamžite. Mali by sme im venovať maximálne 20 % času.
2. Dôležité, ale nie naliehavé: NAPLÁNOVAŤ
Tieto úlohy sú tiež dôležité, ale nemajú takú naliehavú povahu. Sú to úlohy, ktoré musíme zvládnuť my sami, keďže sú dôležité, avšak nevyžadujú našu okamžitú pozornosť. Prispievajú k dlhodobým cieľom, ako napríklad dlhodobé vzdelávanie, vynovenie webových stránok, naplánovanie obchodnej stratégie, príprava rozpočtu či začatie výberového konania na nákup zariadenia. V podstate je tento kvadrant prevencia krizových situácií.
- Tip: Vyhraďte si na tieto úlohy pravidelný čas. Majú zásadný význam pre vaše pracovné napredovanie. Tejto skupine úloh sa môžete venovať, hneď ako dokončíte prácu na naliehavých problémoch. Mali by sme im venovať 60÷80 % času. Dajte si ale pozor, aby ste ich neodkladali donekonečna a nepracovali výlučne len na tých naliehavých. Bolo by to na úkor vášho dlhodobého profesionálneho rozvoja. Ak zistíte, že v druhom kvadrante žiadne úlohy nemáte, prípadne sa im dlhodobo nezvládnete venovať, nie je to dobre.
3. Naliehavé, ale nedôležité: DELEGOVAŤ
Tieto úlohy majú naliehavý charakter, ale neprinášajú významnú hodnotu. Ide o aktivity, ktoré často prerušujú pracovné sústredenie a zároveň nemajú z dlhodobého hľadiska pozitívny vplyv na naše pracovné úspechy. Môžu to byť napríklad vyriešenie technického problému klienta, zabookovanie letenky, rezervácia stolu v reštaurácii.
- Tip: Niekto iný úlohu vyrieši bez toho, aby ste museli do procesu zasahovať vy. Mali by sme sa týmto úlohám vyhnúť. Čo najskôr ich treba delegovať a vyriešiť. Získavame takto drahocenný čas na riešenie iných potrebných záležitostí.
4. Ani naliehavé, ani dôležité: ELIMINOVAŤ
Tieto úlohy majú nízku prioritu a nevyžadujú okamžitú pozornosť. Ide o činnosti, ktoré nestoja za váš čas. Nepodieľajú sa na vašom osobnostnom raste, nezvyšujú pracovnú produktivitu a neprinášajú žiadne potešenie alebo je iba krátkodobé. Sú to aktivity, ktoré robievame vo voľnom čase, ale nikam nás neposúvajú. Sledovanie televízie, hranie počítačových hier, surfovanie po internete, či iné aktivity, pomocou ktorých úspešne prokrastinujeme.
- Tip: Tieto činnosti eliminujte, sú absolútnou stratou vášho pracovného času. Môžete ich bez problémov preložiť alebo rovno aj vylúčiť zo zoznamu v prípade, že máte na práci čokoľvek iné. Ak by ste predsa len zatúžili podeliť sa o svoje pocity a prehliadať si profily svojich známych na sociálnych sieťach, urobte to vo voľnom čase. V práci sa sústreďte na činnosti z predchádzajúcich troch kvadrantov. Venujme im maximálne 5 % času.
Aplikácia Eisenhowerovho princípu v praxi
Problém spočíva vo firme vtedy, ak má každý svoju prioritu, ak sú všetko priority alebo ak ľudia nepoznajú priority. Množstvo nahromadených úloh v siahodlhých zoznamoch je pre zamestnancov častým a bežným zdrojom stresu. Práve ten nás vie ľahko zneistiť a znížiť náš výkon. Je dôležité aplikovať preventívne riešenia, ktoré vás udržia od tohto kolotoča čo najďalej. Naučíte sa rozhodovať aj v tom najväčšom strese.
Pre manažéra výroby je kľúčové rozlišovať medzi týmito kategóriami úloh a prideliť im adekvátnu pozornosť. Dôležité a naliehavé úlohy by mali byť riešené okamžite. Dôležité, ale nie naliehavé úlohy by mali byť plánované a zaradené do dlhodobých stratégií. Nedôležité, ale naliehavé úlohy by mali byť minimalizované alebo delegované, aby sa minimalizoval ich vplyv na produktivitu.
I keď bola matica vnorená do manažmentu a rozhodovacích aktivít, stále je vhodná a môžete ju využiť aj pri plánovaní svojho osobného života, teda dokážete jednoducho a rýchlo vyriešiť aj otázky ako napríklad: „Ako budem tráviť svoj voľný čas tento týždeň? Čo mám dnes robiť? Ako mám skĺbiť školu/prácu, futbalový tréning a kino s kamarátmi?“
Príklad z praxe: Marcelov projekt
Marcel mal na starosti svoj prvý projekt. Všetko si starostlivo naplánoval, rozdelil úlohy, určil deadliny. Neveril, že by ho niečo mohlo zaskočiť. No postupne zisťoval, že nie každý v tíme urobil svoj diel práce načas, že budú potrebovať väčší rozpočet a zmeniť dodávateľa. K tomu ho šéf požiadal o prezentáciu na ďalšie stretnutie, kolega Michal ho poprosil o pomoc s jeho projektom, a to ho ešte čakalo mnoho ďalšej administratívy.
V takejto situácii sa z času na čas ocitne každý z nás. Aj Marcel si uvedomil, že ak chce všetko stihnúť, bude si musieť svoje úlohy lepšie naplánovať. Ak si správne osvojíte Eisenhowerov princíp, pomôže vám zvládnuť toto tak trochu chaotické obdobie. V neposlednom rade tiež zistíte, že dokážete byť oveľa produktívnejší, ako ste si mysleli.
Integrovanie Eisenhowerovho princípu do každodenného života
Akonáhle ste si určili, ktoré úlohy sú dôležité a ktoré zas nepočkajú, a rozdelili ste ich do kvadrantov, nastal správny okamih posunúť sa ďalej. Integrujte Eisenhowerov princíp do vášho každodenného života:
- Naliehavé a dôležité: UROBIŤ. Bezodkladne a skôr ako čokoľvek iné.
- Dôležité, ale nie naliehavé: NAPLÁNOVAŤ. Tejto skupine úloh sa môžete venovať, hneď ako dokončíte prácu na naliehavých problémoch. Je dôležité si ich naplánovať. Dajte si ale pozor, aby ste ich neodkladali donekonečna a nepracovali výlučne len na tých naliehavých. Bolo by to na úkor vášho dlhodobého profesionálneho rozvoja.
- Naliehavé, ale nedôležité: DELEGOVAŤ. Niekto iný úlohu vyrieši bez toho, aby ste museli do procesu zasahovať vy.
- Ani naliehavé, ani dôležité: ELIMINOVAŤ. Vymažte všetky aktivity, ktoré máte na zozname, ale neprinesú vám žiadnu hodnotu či úžitok.
Paradoxne, je to práve eliminovanie úloh, čomu sa zubami-nechtami bránime, keďže máme tendenciu považovať všetko za dôležité a naliehavé, hoci to tak nie je. Je dôležité, aby sme „odhalili” tieto aktivity, boli k sebe úprimní a zamedzili tak tomu, že si tieto pofidérne činnosti s malou pridanou hodnotou uzurpujú všetok náš čas. Okrem pomoci s organizáciou a so zvýšením produktivity je hlavným cieľom tejto metódy to, aby ste nestratili z dohľadu úlohy, ktoré prispievajú k vášmu osobnému rozvoju. Práve tie sú veľmi dôležité, avšak často sú odstrkované do úzadia práve tým, čo je urgentné (alebo sa to tak aspoň tvári). Nezabúdajte, že nie všetko, čo je naliehavé, je aj dôležité, a nie všetky úlohy vyžadujú vašu pozornosť rovnakým dielom.
tags: #rychla #analyza #eisenhowerov #princip